Vedtægter for HGI Volley

HGI Volley - Afdelingsvedtægter

16 Februar 2020



Navn og hjemsted.

§ 1. Formål

HGI Volleys formål er at fremme interessen for volleyball (herunder beachvolley) på alle niveauer i Hillerød, og gennem sit virke give breddeidrætten mulighed for at udvikle sig til eliteniveau.

HGI Volley skal i samarbejde med HGI og dennes øvrige afdelinger aktivt deltage i arbejdet med at udvikle, vedligeholde og, så optimalt som muligt, udnytte de faciliteter der af Hillerød Kommunen stilles til rådighed for afdelingens idrætsudøvere.

HGI Volley skal i samarbejde med HGI og dennes øvrige afdelinger bestræbe sig på at

§ 2. Afdelings struktur

HGI Volley er selvstændig afdeling i HGI med egne vedtægter, og har ansvaret for den daglige ledelse samt økonomi og regnskab.

HGI varetager, efter opdrag fra HGI’s bestyrelse, opgaver som er af fælles interesse for HGI’s afdelinger, herunder koordineringen af kontakten til de relevante interessegrupper og kontaktflader i øvrigt.

HGI Volleys formand eller undtagelsesvis dennes stedfortræder er medlem af HGI’s bestyrelse.

HGI Volley kan endvidere deltage i de udvalg eller selvstyrende enheder, hvor HGI Volley har interesser, og som HGI’s bestyrelse måtte beslutte at oprette.

HGI Volley skal anvende det fælles logo i sin kommunikation, i sit præsentationsmateriale og på sine klub- og spilledragter.

HGI’s farver, gul og blå, skal anvendes på klub- og spilledragter, idet krav fra specialforbund dog respekteres.

HGI Volley kan til HGI indstille medlemmer til modtagelse af HGI’s og Hillerød Kommunes hædersbevisninger.

HGI Volley, er selvstændigt medlem af følgende specialforbund:

Gennem HGI er HGI Volley tilsluttet:

Som medlem af HGI er HGI Volley forpligtet til at udlevere kopi af sit medlemskartotek til HGI’s bestyrelse. HGI Volley er ligeledes forpligtet til at invitere forretningsudvalget i HGI til HGI Volley generalforsamling. De fremmødte forretningsudvalgsmedlemmer har taleret.

Såfremt HGI Volley ikke kan etablere en funktionsdygtig bestyrelse, kan HGI nedlægge HGI Volley.

Hvis HGI Volley udmeldes eller ekskluderes af HGI, skal HGI Volley give afkald på HGI-navnet, herunder bortfjerne logo o.l. på Klub-og spilledragter m.m.

§ 3. Medlemmer

Som aktivt medlem kan optages enhver, som ønsker at udøve volleyball eller deltage i de aktiviteter som afdelingen arrangerer.

Kvittering for betalt kontingent er at betragte som medlemskort.

Medlemmer i HGI Volley er ligeledes medlemmer af HGI og har jf. HGI’s vedtægter møde- tale- og stemmeret på HGI’s generalforsamling på samme vilkår som på HGI Volleys generalforsamlingen.

§ 4. Indmeldelse

Indmeldelse skal ske skriftligt til HGI Volley kasserer eller til en anden af bestyrelsen udpeget person.

For medlemmer under 18 år skal indmeldelse underskrives af forældre/værge.

Indmeldelse er bindende i mindst 6 måneder, dog er de første 30 dage at betragte som prøvetid.

§ 5. Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med én måneds varsel til udgangen af en betalingsperiode.

Udmeldelse kan kun accepteres, hvis medlemmet ikke har noget økonomisk mellemværende med HGI Volley.

§ 6. Kontingent

HGI Volleys bestyrelsen udarbejder forslag til budget og forslag til kontingent.

Kontingent forslag skal godkendes på den efterfølgende generalforsamling.

Indbetalingsterminer fastlægges af HGI Volleys bestyrelsen.

§ 7. Restance

Kontingent skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.

Hvis kontingentet ikke er betalt ved forfald, kan fremsendes rykkerskrivelse.

Hvis kontingentet ikke betales herefter, skal medlemmet skriftligt orienteres om at det er slettet af HGI Volleys medlemsliste. Optagelse på ny kan da kun ske ved betaling af gælden.

§ 8. Udelukkelse og eksklusion

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod HGI Volleys vedtægter, eller hvis medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter.

§ 9. Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er HGI Volleys øverste myndighed i alle anliggender.

Ordinær generalforsamling afholdes én gang om året inden udgangen af februar måned.

Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden, ved annoncering i den lokale presse og/eller ved skriftlig meddelelse til medlemmerne.

Alle afdelingens medlemmer har adgang til og taleret på generalforsamlingen.

Stemmeret har alle medlemmer der er fyldt 15 år og ikke er i kontingentrestance. For medlemmer under 15 år overgår stemmeret og valgbarhed til pågældende forældre/værge. Uanset antallet af børn har hvert forældrepar kun én stemme.

Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 1 uge før generalforsamlingen afholdes.

En rettidigt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

§ 10. Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter.

§ 11. Generalforsamlingens ledelse

Generalforsamlingen vælger en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.

Beslutninger træffes ved simpelt flertal.

Vedtægtsændringer kræver dog at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.


Ændring af vedtægter kræver foreningsbestyrelsens efterfølgende godkendelse, der skal ske med mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Vedtægtsændringer træder i kraft efter førstkommende HGI hovedforenings bestyrelsesmøde, hvor ændringerne godkendes.

Såfremt HGI’s bestyrelse ikke kan godkende de af HGI Volley vedtagne vedtægtsændringer, optages forhandling mellem HGI’s bestyrelse og HGI Volley.

I tilfælde af fortsat uenighed mellem parterne forelægges ændringerne for en HGI’s generalforsamling. Vedtægtsændringer kræver at mindst 2/3 af de fremmødte stemmer er for forslaget.

Vedtægtsændringer skal vedtages på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger.

Valgbare er medlemmer, der er fyldt 16 år og ikke er i kontingent restance i HGI Volley.

Der tages referat af generalforsamlingens beslutninger. Referat godkendes og underskrives af dirigent og referent.



§ 12. Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling, med motiveret dagsorden, kan til enhver tid indkaldes af HGI Volleys bestyrelsen og skal indkaldes når mindst 25% af HGI Volleys stemmeberettigede medlemmer, skriftligt over for HGI Volleys bestyrelsen fremsætter ønske om det. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse.

Mellem to generalforsamlinger skal der være mindst 14 dage.

Der gælder samme bestemmelser for den ekstraordinære generalforsamling som for den ordinære generalforsamling. I tilfælde af opløsning af afdelingen henvises til §20.



§ 13. Afdelingsbestyrelse

HGI Volleys bestyrelse er HGI Volleys daglige ledelse og repræsenterer HGI Volley i alle forhold.

HGI Volleys bestyrelse består af mindst en formand, en kasserer og 3 medlemmer.

Valgperioden er to år

Formanden og et antal bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år (se § 10 stk. 10).

Kasserer og et antal bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år (se § 10 stk. 10).

HGI Volleys bestyrelse kan nedsætte relevante udvalg.

HGI Volleys bestyrelse fastsætter selv sin forretningsorden.

HGI Volleys bestyrelse er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, heriblandt formanden eller dennes stedfortræder, er tilstede. Ved stemmelighed i HGI Volley bestyrelse er formandens stemme afgørende.

Der tages referat af HGI Volleys bestyrelsesmøder.

§ 14. Tegningsregler

Ved økonomiske dispositioner til og med kr. 2.000 tegnes afdelingen af enten formand eller kasserer,

dog således at kassereren har eneprokura til bankkonti. Transaktioner på banken kontrolleres på kvartalsvise bestyrelsesmøder.

Ved økonomiske dispositioner over kr. 2.000,- tegner formand og kasserer i fællesskab eller hver for sig med et andet bestyrelsesmedlem., dog således at kassereren har eneprokura til bankkonti.

Transaktioner på banken kontrolleres på kvartalsvise bestyrelsesmøder.

Stiftelse af gæld kan udelukkende ske ved enstemmig beslutning i bestyrelsen.

HGI Volleys medlemmer og bestyrelse hæfter ikke, undtagen i forbindelse med grov uagtsomhed, personligt for de af HGI Volley indgåede forpligtigelser, for hvilke alene afdelingen hæfter med dens respektive formue.

§ 15. Økonomi og regnskab

HGI Volleys regnskabsår er kalenderåret.

HGI Volley har selvstændigt regnskab og økonomisk hæftelse, der er adskilt fra HGI’s,og dennes andre afdelingers samt selvstyrende enheders regnskaber og økonomiske hæftelser.

HGI Volley skal senest 30 dage før regnskabsårets start fremsende budget for næste års aktiviteter til HGI’s kasserer.

HGI Volley skal senest 1. marts, fremsende revideret regnskab til HGI’s kasserer.

Derudover påhviler det HGI Volley på HGI’s bestyrelsesmøder halvårligt at orientere skriftligt om udviklingen i HGI Volleys økonomi.

HGI Volley er forpligtiget til at betale kontingent til HGI, fastsat af HGI’s generalforsamling.

Hvis HGI Volleys bestyrelse økonomisk handler groft uforsvarligt, skal HGI’s bestyrelse have mulighed for at informere alle HGI Volleys medlemmer om forholdene med henblik på at rette op på disse.



§ 16. Revision

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant.

Revisoren skal hvert år inden generalforsamlingen gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdninger er tilstede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og driftsregnskab og status forsynes med en påtegning.


§ 17 Særlige forhold

HGI Volleys bestyrelse skal én gang årligt tage stilling til, om medlemmer af afdelingen eller medlemmer af én af HGI’s andre afdelinger skal indstilles til at modtage HGI’s hæderstegn, Guldnålen.

HGI Volleys bestyrelse indstiller ligeledes til HGI kandidater til særlige HGI priser, priser i Hillerød Kommune eller andre priser.



§ 18. Udmelding af HGI

Hvis HGI Volley ønsker at udmelde sig af HGI, kræver det en vedtagelse på en HGI Volleys generalforsamling med 2/3 af de afgivne stemmer.

Når udmeldelsen er godkendt af 2/3 af HGI bestyrelsens fremmødte medlemmer kan udmeldelsen effektueres.

Hvis udmeldelse ikke godkendes kan HGI Volley forlange indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling i HGI med anmodning om godkendelse af udmeldelsen. Denne kan effektueres hvis mindst 2/3 af de fremmødte stemmer er for.

Ved udmeldelse skal HGI Volley give afkald på HGI-navnet (med og uden forkortelser) samt bortfjerne logo på klub-og spilledragter o.l. Med hensyn til HGI Volleys aktiver optages forhandling parterne imellem, dog er HGI Volley som minimum forpligtet til at indfri samtlige sine gældsposter i HGI.



§ 19. Eksklusion

Hvis en HGI Volley klart misligholder sine forpligtelser over for HGI kan HGI Volley, efter indstilling fra et HGI bestyrelsesmedlem, ekskluderes af HGI.

En eksklusion kræver godkendelse af 2/3 af de fremmødte medlemmer i HGI’s bestyrelse.

HGI’s bestyrelse skal inden eksklusionen godkendes have mulighed for at informere alle HGI Volleys medlemmer om forholdene med henblik på at rette op på disse.

Misligholdelse er fx vedholdende manglende betaling af kontingent eller manglende regnskabsaflæggelse til HGI, modarbejdelse af foreningens formål, betalingsstandsning eller konkursbegæring.

HGI Volley kan få efterprøvet HGI’s bestyrelse afgørelse på førstkommende HGI generalforsamling, hvor eksklusionen endeligt vil blive effektueret såfremt mere end 50% af de afgivne stemmer bekræfter eksklusionen.

Ved eksklusion skal HGI Volley give afkald på HGI-navnet (med og uden forkortelser) samt bortfjerne logo på klub-og spilledragter o.l.. Med hensyn til HGI Volleys aktiver tilfalder de HGI.


§ 20. Afdelingens opløsning

For at kunne træffe beslutning om HGI Volleys opløsning kræves det at der er indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, hvor kun dette punkt er på dagsordenen.

Den ekstraordinære generalforsamling er kun beslutningsdygtig, hvis 2/3 af HGI Volleys stemmeberettigede medlemmer er tilstede. Til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Beslutningen kræver fornyet godkendelse på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling hvor et almindeligt flertal af de fremmødte stemmer for forslaget.

I tilfælde af HGI Volleys opløsning, skal dens formue og andre aktiver, der er i behold, tilfalde
Foreningen (HGI).

Behandlet og godkendt på ordinær generalforsamling den 16 Februar 2020